KVKK AYDINLATMA METNİ - GİZLİLİK POLİTİKAMIZ VE İMHA METNİ

KVKK MÜŞTERİ AYDINLATMA VE TALEP FORMU

AYDINLATMA METNİ

Adıyaman Vergi Dairesi 641 003 7079 Vergi  Kimlik Numaralı ve Bahçelievler Mahallesi, Eski Kahta Cad. No:126 A Merkez ADIYAMAN” adresinde bulunan Olgunlar Turizm Tarım Enerj. Üre. Tic. Paz. Ltd. Şti. (Olgunlar Tohumculuk), 7 Nisan 2016 Tarih ve 29677 Sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre veri sorumlusu olup; KVKK’nun 10.Maddesinde belirtilen yükümlülüklerin yerine getirilmesi adına  Aydınlatma Metni oluşturulmuştur.

 

KVKK’da yapılan tanımlamalara göre Kişisel Veri, “ Kimliği Belirli veya Belirlenebilir Gerçek Kişiye İlişkin Her Türlü Bilgiyi ”; İlgili Kişi, “ Kişisel Verisi İşlenen Gerçek Kişiyi ”; Kişisel Verilerin İşlenmesi, “ Kişisel Verilerin Tamamen veya Kısmen Otomatik Olan ya da Herhangi Bir Veri Kayıt Sisteminin Parçası Olmak Kaydıyla Otomatik Olmayan Yollarla Elde Edilmesi, Kaydedilmesi, Depolanması, Muhafaza Edilmesi, Değiştirilmesi, Yeniden Düzenlenmesi, Açıklanması, Aktarılması, Devralınması, Elde Edilebilir Hâle Getirilmesi, Sınıflandırılması ya da Kullanılmasının Engellenmesi Gibi Veriler Üzerinde Gerçekleştirilen Her Türlü İşlemi” ifade etmektedir.

Olgunlar Turizm Tarım Enerj. Üre. Tic. Paz. Ltd. Şti.’ ye iletmiş olduğunuz kişisel verilerinizin kişisel veriyi edinme amaçları dışında kullanılmadığını, açık rızanız veya KVKK’nun 5.Maddesinde yer alan istisnai hallerden herhangi birinin varlığı söz konusu olmaksızın kişisel verilerinizin işlenmediğini/üçüncü kişilere aktarılmadığını ve bu konuda uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbirlerin alındığını beyan ederiz. Olgunlar Turizm Tarım Enerj. Üre. Tic. Paz. Ltd. Şti.’nin  işbu Aydınlatma Metninde farklı zamanlarda değişiklik/güncelleme yapması mümkündür. Aydınlatma Metninin güncel haline  https://olgunlar.com.tr/ web adresi üzerinden ulaşma imkanı da mevcuttur.

 

A-Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçlarla İşlemekteyiz?

 

Olgunlar Turizm Tarım Enerj. Üre. Tic. Paz. Ltd. Şti.’ye iletmiş olduğunuz kişisel verileriniz, tüm kamu kurum ve kuruluşları ile tüm kamu ve özel hukuk tüzel kişilikleri nezdindeki ticari, mali, hukuki ve idari yükümlülüklerini ve faaliyetlerini eksiksiz bir şekilde yerine getirebilmesi, şirket içi operasyonlarını yürütülebilmesi, müşterilerinin taleplerini karşılayabilmesi ve/veya sözleşmesel yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, bilgi saklama/raporlama/bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, reklam/tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, işyeri güvenliğinin sağlanması, kalite standartlarının arttırılması, çalışanların özlük, yasal ve idari işlemlerinin yapılabilmesi kimlik bildirimlerinin yapılması, iş kazası bildirimlerinin yapılması, işe alım süreçlerinin yürütülmesi, kamu sağlığının temini, yasaya uygun olarak işlenmiş kişisel verilerinizin güvenliğinin teminini sağlamak ve bu amaçla verilerinizi muhafaza etmek üzere aktarılması/yedeklenmesi, çalışanların bilgisayar/giriş kartı/telefon/araç gibi işin görülmesi için gereken ihtiyaçlarının karşılanması, işçi sağlığı ve iş güvenliği tedbirlerinin alınması, kamu ve özel sektör tarafından yürütülen denetimlerde değerlendirmeye sunması, sözleşme ilişkisinin kurulması, insan kaynakları politikalarının oluşturulması, performans ölçümlerinin yapılması, özel gün kutlaması, duyuruların yapılması, seyahat planlamalarının yapılması, sözleşmeye veya kanuna aykırılıkların tespit edilmesi ve ilgili makamlara bildirilmesi, sizden gelecek soru/şikayet/taleplerin cevaplanması amaçlarıyla veri güvenliği sağlanarak işlenecektir.

Kişisel verileriniz, işbu işleme amaçlarının tamamen ortadan kalkması halinde re’sen yahut talebiniz doğrultusunda silinecek veya yok edilecektir. Kişisel verilerin işlenme süresi her halde ilgili mevzuatta öngörülen azami sürelerden az olmayacaktır.

 

 

B-İşlenen Kişisel Verileriniz Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabilmektedir?

Olgunlar Turizm Tarım Enerj. Üre. Tic. Paz. Ltd. Şti. tarafından edinilen kişisel verileriniz açık rızanız ile ya da kanuni istisnalar ve zorunluluklar çerçevesinde yurt içinde KVKK 8.Maddesine uygun olarak müşterilerinin taleplerini karşılayabilmesi ve/veya sözleşmesel yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, bilgi saklama/raporlama/bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, çalışanların özlük, yasal ve idari işlemlerinin yapılabilmesi,  kimlik bildirimlerinin yapılması, iş kazası bildirimlerinin yapılması, işe alım süreçlerinin yürütülmesi, kamu sağlığının temini, yasaya uygun olarak işlenmiş kişisel verilerinizin güvenliğinin teminini sağlamak ve bu amaçla verilerinizi muhafaza etmek üzere aktarılması/yedeklenmesi, çalışanların bilgisayar/giriş kartı/telefon/araç gibi işin görülmesi için gereken ihtiyaçlarının karşılanması, işçi sağlığı ve iş güvenliği tedbirlerinin alınması, kamu ve özel sektör tarafından yürütülen denetimlerde değerlendirmeye sunması, insan kaynakları politikalarının oluşturulması, performans ölçümlerinin yapılması, , sözleşmeye veya kanuna aykırılıkların tespit edilmesi ve ilgili makamlara bildirilmesi amaçlarıyla faaliyetlerini sürdürebilmesi ve bazen de hak kaybının önlenmesi için gereken hallerde ve meşru menfaatinin söz konusu olduğu hallerde sözleşme ile hizmet alınan 3. şahıslardan hukukçulara, bankacılara, kargo şirketlerine, denetim şirketlerine, müfettişlere, turizm şirketlerine, sağlık görevlilerine, teknik destek sağlayıcılarıyla ve ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilindeki talepleri kapsamında sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına teknik tedbirler alınması suretiyle aktarılacaktır.

 

Üçüncü kişilere veri aktarımı sırasında hak ihlallerini önlemek için gerekli teknik ve hukuki önlemler alınmaktadır. Bununla birlikte, kişisel verileri alan üçüncü kişinin veri koruma politikalarından kaynaklanan ve üçüncü kişinin sorumluluğunda meydana gelen ihlallerden Olgunlar Tohumculuk sorumlu değildir.

Kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılması ise söz konusu değildir.

 

C-Kişisel Verilerinizi Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi?

Kişisel verileriniz açık rızanızın bulunduğu hallerde yahut Olgunlar Tohumculuk’ un  yasal/sözleşmesel yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, ticari ve idari faaliyetlerini, iş ve sosyal hayatı düzenleyen yasalar çerçevesinde sürdürebilmesi, yasal yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amacı ile ve muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi ve kayıt formları, anketler, iş başvuru formları, bildirim formları, sosyal medya uygulamaları, elden veya posta yoluyla iletilen dilekçeler, ödeme işlemleri, internet sitesi, güvenlik sebebiyle araç içi kamera ve ses kayıtlarının tutulması, iş sözleşmeleri, işe giriş evrakları ve elektronik posta adresleri, güvenlik kamera görüntüleri ve kalite standartlarını arttırmak amacıyla kayda alınan telefon görüşmeleri gibi kanallar aracılığı ile sözlü, yazılı veya elektronik ortamda edinilebilmektedir.

 

D)KVKK’nun 11.Maddesi Uyarınca İlgili Kişinin Hakları Nelerdir ve Ne Şekilde Kullanılır?

 

KVKK’nun 11.Maddesi uyarınca, dilediğiniz zaman Olgunlar Tohumculuk’a  başvurarak kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki hususları talep etme hakkına sahipsiniz:

 

  1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileriniz işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  6. Kanundan doğan diğer haklarınıza ilişkin bilgi talep etme.

 

 

 

 

 

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ

 

Kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamış olan veri sorumlusu, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

 

Kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğü olmayan veri sorumlusu, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden üç ay içinde, kişisel verileri silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

  • Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
  • Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
  • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
  • Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde İnsan Kaynakları Birimi güncellemeler yapar.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi İnsan Kaynakları Birimi/Bilgi İşlem Birimi tarafından yerine getirilir.

 

Tablo  – Süreç bazında saklama ve imha süreleri

Veri Konusu Kişi Grubu Süreç Saklama Süresi İmha Süresi
Çalışan Çalışan Özlük Dosyası Oluşturma Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Çalışanlar

Çalışan Adayları

Stajyerler

Stajyer Adayları

Ziyaretçiler

Tedarikçi Çalışanı

Tedarikçi Yetkilisi

Ürün Veya Hizmet Alan

Hissedar-Ortak

Diğer (Taşeron Çalışanı)

İşyeri İçerisinde ve

Dışında Gerçek Zamanlı

Görüntü ve Ses Kayıt Sistemi

İşlem tarihinden itibaren 15 gün 15 gün sonra otomatik siliniyor
Çalışan Maaş Ödemeleri Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan

 

Sağlık Hizmetlerinin Yürütülmesi

Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan

Personel Devam

Kontrol Sistemi

Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 1 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Hissedar/Ortak

Şirketin Kuruluş,

Organizasyon ve

Yönetim Faaliyetleri

Ortaklığın Sona

Ermesinden İtibaren

10 Yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan Adayı

İşe Alım Süreci

 

Başvurusu Reddedilen Kişinin 2 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Stajyer Staj Dosyası Oluşturma

Stajın Bitiminden İtibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı

Mal Hizmet Satın Alım Süreci

 

Sözleşmenin Sona

Ermesinden İtibaren

10 Yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ürün veya Hizmet Alan

Mal Hizmet Satış Süreci

 

Sözleşmenin Sona

Ermesinden İtibaren

10 Yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Potansiyel Ürün veya Hizmet Satın Alan

Ürün Satış Süreci

 

İşlem Tarihinden İtibaren 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışanlar,
Hissedar-Ortak,
Stajyerler

 

Şirket İçi Bilgisayar Kullanımı

 

Şirkette Çalıştığı Sürece

 

Saklama süresinin bitiminde
Ziyaretçiler (Çevrimiçi)

İnternet Sitesi Faaliyetleri

 

İşlem Tarihinden İtibaren 1 yıl

 

Saklama süresinin bitiminde

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN BAŞVURU FORMU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 11. Maddesinde sayılan haklarınız kapsamında yer alan aşağıdaki taleplerinize ilişkin tarafımıza işbu Formda açıklanan yöntem ve usullerde başvuru gerçekleştirebilirsiniz.

 

Söz konusu haklarınızı aşağıdaki yöntem ve şekiller ile kullanabilirsiniz.

YÖNTEM/USUL ADRES

AÇIKLAMA

 

Yazılı Başvuru Islak İmzalı olarak şahsen yahut Noter Kanalı ile yapılabilecektir

Olgunlar Turizm Tarım Enerj. Üre. Tic. Paz. Ltd. Şti

Bahçelievler Mahallesi, Eski Kahta Cad. No:126 A Merkez ADIYAMAN

İşbu formda yer alan ilgili bilgi ve belgeler belirtilerek gereği yerine getirilecek ve başvuru formu zarfı/tebligatı üzerine “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılacaktır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) İle Başvuru

Kayıtlı elektronik

posta (KEP) adresi

ile yapılabilecektir

olgunlar@hs01.kep.tr KEP iletisi içeriğinde işbu formda yer alan ilgili bilgi ve belgeler belirtilerek gereği yerine getirilecek ve konu kısmına “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılacaktır.
Elektronik Posta (e-mail) İle Başvuru Mobil imza/e-imza içerecek şekilde oluşturulan e-mail ile yapılabilecektir.

           info@olgunlar.com.tr

 

E-mail ileti içeriğinde işbu formda yer alan ilgili bilgi ve belgeler belirtilerek gereği yerine getirilecek ve konu kısmına “KVKK İlgili Kişi Başvurusu” yazılacaktır.

 

Tarafımıza işbu formda belirtilen usul ve esaslara uygun başvuruda bulunmanız halinde; talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilecektir.

 

Yanıtlarımız yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır. Bu nedenle lütfen tarafınıza ulaşmamızı istediğiniz kanalı ve ilgili bilgileri aşağıdaki şekilde belirtiniz.

 

İsim
Soy isim
T.C Kimlik Numarası
Telefon
Adres

KEP Adresi

E-posta

Cevabın aşağıda belirttiğim yöntemle tarafıma gönderilmesini talep ediyorum (Lütfen birini seçiniz)
KEP E-Posta Adres (Kargo)

 

 

 

Başvurunuzu değerlendirebilmek adına lütfen şirketimiz ile olan ilişiğinizi aşağıdaki bilgileri yanıtlayarak belirtiniz.

İlişik sebebi

 

o      Müşteri

o      Potansiyel Müşteri

o      Ziyaretçi

o      Hissedar/Ortak

o      Stajyer

o      Stajyer Adayı

o      Taşeron Çalışanı

o      Tedarikçi

o      Çalışan

o      Eski Çalışan

o      İş Başvurusu/CV Gönderimi Yapan

o      Diğer ……………………

Açıklama (ilişkinin kaynağı, iletişimde olduğunuz birim, tarih, ilişiğin süresi, sözleşme vb. bilgiler) :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

Tarafımıza yapacağınız başvuruyu değerlendirebilmek adına lütfen işbu formun ilk kısımda belirtilen ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Madde 11 kapsamında bulunan haklarınız kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

AYDINLATMA   METNİ

İşbu başvuru formu, başvurunuzun değerlendirilerek neticelendirilmesi için Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit etmek başvurunuzda yer alan talepleri yanıtlamak, ilgili kişi olarak kişisel verilerinizi tespit etmek ve ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verebilmek için tanzim edilmiştir. Şirketimizin, başvuru kapsamında kimlik ve yetki tespiti için ve başvurunun değerlendirilmesi için ek bilgi ve belge talep etme hakkını saklıdır. Başvurunuz kapsamında ilettiğiniz taleplerinize ilişkin bilgi ve belgelerin yetkili kişi tarafından iletilmesi ve doğru ve güncel olması gereklidir. Yetkisiz bir başvuru yapılması halinde ve bilgilerin doğru ve güncel olmadığının tespiti halinde Şirketimiz, sorumluluk almayacaktır ve bu durumda Şirketimizin başvuruyu reddetme hakkı saklıdır. İşbu formda belirtilen ve tarafımıza iletilen bilgi ve belgeler Kanun’un 13’üncü maddesi uyarınca yapılan başvurunun değerlendirilmesi, cevaplandırılması ve neticelendirilmesi amaçlarıyla sınırlı olarak Şirketimiz tarafından işlenecektir.  İşbu form ve başvuru kapsamında elde edilen bilgiler yazılı, sözlü olarak ve elektronik ortamda yahut fiziki ortamda toplanabilecektir. İşbu kapsamda yürütülen inceleme doğrultusunda ilgili bilgiler şirket ve iştirakleri ile söz konusu başvurunun neticelendirilmesi için avukatlık ofisi gibi hizmet alınan üçüncü kişi ve şirketler ile paylaşılabilecektir. 6698 sayılı Kanun 11. Maddede yer alan haklarınızı işbu formda belirtilen usul ve koşullarda kullanabilirsiniz.

Veri Sorumlusu:  Olgunlar Turizm Tarım Enerj. Üre. Tic. Paz. Ltd. Şti

Başvuru Sahibi İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Adı Soyadı :

Başvuru Tarihi :

İmza :